Es klingt nach einem Rezept zum perfekten Scheitern: Ohne Tagesordnung sollen sich 120 Mitarbeiter eines Beratungsunternehmens auf ein gemeinsames Leitbild verständigen und in einem einzigen Raum über drängende Herausforderungen des Unternehmens diskutieren? Was soll dabei herauskommen außer einem großen Wirrwarr?

Meine Kunden waren durchaus skeptisch, als ich Ihnen die Methode Open Space im Rahmen einer Prozessberatung vorschlug. Aber es geschah etwas für meine Kunden Unerwartetes: Trotz (oder gerade wegen!) der scheinbar fehlenden „klassischen“ Struktur einer üblichen Konferenz wurden von den Mitarbeitern äußerst wertvolle und verwendbare Strategien und Konzepte erarbeitet, welche das Überleben des Unternehmens sichern halfen. Mit Open Space ist es also möglich, in großen Gruppen ohne festgelegte Tagesordnung diffizile Probleme  zu lösen und zu einer validen Handlungsplanung zu kommen.

„Alleine schon die Einladung wirkte zunächst befremdlich auf mich und meine Kollegen“, brachte ein Mitglied der mittleren Führungsebene die zunächst üblichen Bedenken zur ungewohnten Methode auf den Punkt. „Aber nachdem wir uns alle im Kreis versammelt hatten und der Open Space-Begleiter uns den Ablauf und das Verfahren erklärt hat, war innerhalb von nur einer Stunde klar, dass wir viele relevante und hochinteressante Diskussionen und Arbeitsgruppen haben würden“.

Die Stärke der Methode Open Space liegt darin, die Kompetenzen und Anliegen von vielen Menschen in einem Raum zu nutzen, um komplexe Herausforderungen innerhalb kurzer Zeit erfolgreich zu meistern. Die Fragestellungen können dabei sehr vielfältig sein: Die Themenpaletten können von der Entwicklung eines Unternehmensleitbildes über die Projektplanung zur Entwicklung eines neuen Produkts bis zur Erarbeitung von Strategien reichen, um eine drohende Unternehmenskrise gemeinsam abzuwenden.

ThemensammlungZum Anfang

Ein Open Space beginnt mit der Sammlung von Themen. In der Mitte des Stuhlkreises liegen dazu Papierbögen und Stifte bereit, hinter den Stuhlkreisen ist eine meterlange Pinnwand mit einem Zeit- und Raumplan aufgebaut. Der Open Space „Begleiter“ (manch einer würde den Begriff „Moderator“ verwenden) gibt einen Überblick über den organisatorischen und zeitlichen Ablauf der Veranstaltung und bittet die Teilnehmer dann, ihre Anliegen an den Tag zu formulieren und vorzustellen.

„Ich habe dies als den spannungsreichsten Punkt der ganzen Veranstaltung empfunden“, gestand mir ein Vorstandsmitglied nach der zweitägigen Veranstaltung. „Denn wir haben hier auch Neuland betreten: Wir haben zwar geahnt, dass dieser offene Ansatz  die richtige Methode sein würde, aber wir waren uns erst sicher, als die ersten Mitarbeiter tatsächlich die Mikrofone nahmen und ihre Anliegen vorstellten“. Innerhalb kurzer Zeit war die Pinnwand mit vielen Ankündigungen zu zweistündigen Mini-Workshops übersät, die von den Mitarbeitern selbst geleitet werden sollten.

Es ist wahrlich nicht jedermanns Sache, vor einer größeren Menschenmenge das Anliegen zu formulieren. Zu einer Open Space Konferenz sollten sich daher nur diejenigen einfinden, die wirklich etwas bewegen wollen, die „ihr“ Thema leidenschaftlich beschäftigt und denen ihr Anliegen so wichtig ist, dass es sie auch nicht schreckt, vor 50 oder 500 Kollegen das Thema vorzustellen, das sie umtreibt.

Die Energieträger und Themenchampions werden gefordert, in denen das Feuer für eine Sache brennt. Daher kommt auch die Wahl der Überschrift einer Open Space Veranstaltung besondere Bedeutung zu: Open Space Workshops sind immer dann besonders erfolgreich, wenn die Hauptfragestellung der Veranstaltung eine hohe Relevanz für die Mitarbeiter hat. Bei der Wahl des Veranstaltungstitels ist daher Augenmaß und eine gründliche Vorbereitung unerlässlich.

ArbeitsphaseZum Anfang

Steht die Tagesordnung fest, beginnt nun die Arbeitsphase im Open Space. In Dutzenden von kleinen Workshops wird nun die Arbeit aufgenommen. Mal sind es 4 Personen, mal 8, in anderen Arbeitsgruppen vielleicht 20. Die Gruppen nutzen entweder kleinere Räumlichkeiten für sich allein oder Teile eines großen Arbeitsraums, in dem dann einzelne Arbeitsbereiche mit Pinnwänden bereit stehen. Manche Gruppen brauchen eine Stunde, andere die vollen zwei oder sogar noch mehr Zeit. Da die Pausen unplanbar sind, steht idealerweise während der ganzen Dauer des Open Space ein pausenloses Pausenbuffet bereit. Dies dient nicht nur der Stärkung von Geist und Seele, sondern auch als informeller Treffpunkt zum Austausch von Eindrücken und „Weiterdenken“ von Ideen.

In den meisten Gruppen moderiert derjenige, der das Anliegen am Anfang eingebracht hat. Manchmal taucht aber auch eine zweite Führungspersönlichkeit auf, die das Anliegen übernimmt. Ein Open Space lebt insgesamt vom Engagement der Beteiligten. Daher gilt während der gesamten Veranstaltung das „Gesetz der zwei Füße“: Stellt jemand fest, dass er in der ursprünglich von ihm gewählten Gruppe nichts beitragen oder hinzulernen kann, ist es ihm erlaubt (und dies ist sogar erwünscht!), die Gruppe zu wechseln. Jeder arbeitet daher also in vielen Gruppen mit, die sich jedes Mal anders zusammensetzen. Auf diese Weise wird neues Wissen generiert, neue Erkenntnisse befördert und es wird gewährleistet, dass sich nur diejenigen zusammen finden, die ein echtes Interesse an dem jeweiligen Thema haben. Und ganz nebenbei kann jeder neue Beziehungen knüpfen oder bestehende vertiefen.

SharingZum Anfang

Lange Zeit wird auf einem Open Space zunächst Divergenz erzeugt. Es gibt viele Themen und viele Gruppen. Doch wie werden die unzähligen Diskussionen am Ende wieder zusammen geführt? Geht aus der gesamten Konferenz ein gemeinsames Ergebnis hervor? Anders, als wie vielleicht zu erwarten, gibt es eine solche Zusammenfassung gerade nicht. Die Gruppenergebnisse werden nicht im Plenum präsentiert. Es wäre auch kaum praktikabel, 20 oder 50 Kurzpräsentationen im Plenum angemessen zu verarbeiten. Und doch wird am Ende wieder Konvergenz erzeugt: Die Diskussionsleiter schreiben am Ende ihrer jeweiligen Open Space Arbeitsgruppen einen kurzen Bericht, der am Ende eines jeweiligen Tages allen Teilnehmern als Ergebnismappe zur Verfügung gestellt wird.

Diese Zusammenfassungen werden im letzten Teil eines Open Space in der Mitte des Raums ausgelegt. Die Mappen liegen einfach dort, bis sie jemand entdeckt und in die Hand nimmt. Und wenn dann die ersten Teilnehmer die Ergebnisse ihrer gemeinsamen Konferenz an ihre Kollegen weiter verteilen, stimmt die Symbolik. Erfahrungsgemäß sitzen nun die meisten Teilnehmer für eine längere Zeit und saugen die Ergebnisse der anderen Arbeitsgruppen förmlich in sich auf.

MaßnahmenplanungZum Anfang

Nicht nach jedem Open Space ist eine Maßnahmenplanung angebracht. Wenn aber Pläne geschmiedet oder Arbeitsgruppen gegründet werden sollen, ist eine Maßnahmenplanung unabdingbar. Dazu werden nach der Lesephase die Top 10 Themen der Open Space Konferenz mit einer Punkteabfrage priorisiert. Als nächstes werden 10 Flipcharts aufgestellt und die Top-ten Themen verzeichnet, während sich die jeweiligen Initiatoren dazu gesellen. Alle übrigen Teilnehmer machen die Runde und äußern zusätzliche Anregungen. Anschließend setzen sich die Freiwilligengruppen, die diese Top-ten Themen entwickelt haben, noch einmal zusammen. Doch in diesem Stadium sollten nur diejenigen teilnehmen, die definitiv gewillt sind, nach dem Ende des Open Space an den jeweiligen Themen weiter zu arbeiten. Die zehn wichtigsten Gruppen treffen eine kurze Verabredung über ihr weiteres Vorgehen und werden als Gruppe fotografiert – ein symbolischer Akt der Bestärkung. Danach geht der Open Space mit einer abschließenden Reflektion unter allen Teilnehmern zu Ende.

Der Mehrwert der Open Space MethodeZum Anfang

Oft verbreitet ist auf einem Open Space die Entdeckung, wie ähnlich die Mitarbeiter denken und wie sich die Schwerpunkte ähneln, die sie für die Zukunft setzen. Es kommt immer wieder vor, dass einige Beteiligte äußern, dass sie nun erstmals die Hoffnung hätten, zu einem Unternehmen zusammen zu wachsen und die Probleme gemeinsam zu lösen. Das neue Gefühl, eine große Gemeinschaft mit gemeinsamen Zielen zu sein, setzt Energien frei.

Und vielleicht ist Energie eines der zentralen Begriffe des Open Space Verfahrens: Eine solche Methode wirkt revitalisierend und motiviert nachhaltig zu eigenständigem Arbeiten und Denken, quer über Abteilungsgrenzen hinweg. Der „offene Raum“ vermittelt eine Botschaft: „Bei uns zählen Initiative und Mut. In diesem Unternehmen ist es normal, in Hierarchie- und funktionsübergreifenden Gruppen zusammen zu arbeiten und zu denken. Hier gibt es Freiräume zum Handeln.  Hier wird Unternehmertum im Unternehmen gewünscht und belohnt“.

Ein weiterer Mehrwert ist natürlich unübersehbar: In kurzer Zeit werden Kompetenzen und Interessen von Mitarbeitern zusammen geführt, Pläne geschmiedet, neues Erkenntnisse generiert, Probleme unkompliziert und „auf dem kurzen Dienstweg“ gelöst oder Wissenslücken geschlossen.

Open Space FAQZum Anfang

Für welche Art von Organisationen ist Open Space geeignet?

Für alle Unternehmen oder Organisationen, die sich dringenden Fragen und Herausforderungen gegenüber sehen und die wissen, dass tragfähige Lösungen nur durch die Einbeziehung möglichst vieler Betroffener und Experten erarbeitet werden können

• Unternehmen
• Non Profit Organisationen
• Verbände
• Behörden
• Vereine …

Was sind Merkmale eines guten Themas?

Je besser ein Thema den „Nerv“ der Betroffenen trifft, desto mehr Menschen beteiligen sich an der Veranstaltung und desto lebhafter sind die Diskussionen. Ein gutes Thema

• Lässt sich nicht mit „ja“ oder „nein“ beantworten
• Ist positiv formuliert
• Beinhaltet eine „Wir“-Botschaft
• Ist kurz und einfach zu verstehen
• Ist provokativ

Checkliste für einen erfolgreichen Open Space

1. Großer, heller Raum mit viel Licht
2. Genügend Zeit
3. Gründliche Vorbereitung – Planungsworkshop mit allen wesentlich Beteiligten!
4. Klar formulierter Titel der Veranstaltung
5. Rahmenbedingungen klar formulieren („Givens“ und Unveränderliches sollte den Teilnehmern vorab klar von Geschäftsführung oder Leitung kommuniziert werden)
6. In Konfliktiven Situationen: Einen Abend „Storytelling“ vorweg schalten – zum Abbau von Emotionen, emotionale Entlastung der eigentlichen Open Space Veranstaltung
7. Projekte begleiten – ausreichend Ressourcen dafür einplanen (Geld, Arbeitszeit, Arbeitsmittel)

Checkliste zum Sichern von Nachhaltigkeit

• ein ausführliches Vorbereitungstreffen mit einer Gruppe, die in etwa die erwartete Teilnehmerschaft abbildet
• in der Einladung zum Open Space  wird gleichzeitig schon zum Folgetreffen 8-12 Wochen später eingeladen, bei dem die Vorhaben aus der Handlungsplanung begleitet und unterstützt werden
• ein Einladungsverfahren wählen, mit dem sichergestellt wird, dass die relevanten Handlungs- und Ideenträger auch wirklich am Open Space teilnehmen
• eine dreitägige Veranstaltung, 16 Stunden auf drei Tage verteilt (Nachmittag, ganzer Tag, Vormittag)
• Dokuwand einrichten mit allen Ergebnissen vor der Handlungsplanung einrichten. Zusätzlich zu den Handlungsblättern sollten “Ergänzungsblätter” mit Raum für Hinweisen aus dem restlichen Plenum aufgehängt werden
• Kontaktliste mit überprüften Kontaktdaten der Teilnehmer verteilen (sofern diese einverstanden sind), fördert die Kommunikation der Teilnehmer nach der Veranstaltung
• Kopien der Verabredungen, die in der Handlungsplanung zu den Vorhaben entstanden sind, an alle Teilnehmenden innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung verschicken, samt Einladung zum bereits erwähnten “nächsten Treffen”
• deutliche Hinweise darauf, dass alles von den Teilnehmenden selbst getan wird (Anliegengruppen selbständig organisieren, Dokublätter anfertigen, Kontaktliste erstellen…)

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